针对货运车辆的特殊性，超限超载现象不仅对交通设施和道路安全造成严重破坏，还会导致交通事故频发、运输效率低下，对交通环境和城市发展产生不利影响。目前，针对货运车辆超限超载问题，我国相关部门已经采取了一系列行动，如加大执法力度、实施电子称重技术等，但由于信息管理不规范、执法监管不足等因素，超限超载问题依然存在较大的规模和难度。为了有效治理货运车辆超限超载问题，加强信息档案管理至关重要，通过建立和完善超限超载相关信息的档案，实现对超限超载行为的快速识别和跟踪，为执法部门提供准确的证据和依据。

一、货运车辆超限超载信息档案管理的特点及现状

（一）货运车辆超限超载信息档案管理具有较强的连续性

第一，货运车辆超限超载信息档案管理具有较强的连续性，随着科技的发展，超限超载监测设备的普及和改进，超限超载信息可实时监测和记录，形成连续的档案记录，有助于对车辆的行驶状态和超限超载情况进行实时监管和事后追溯^[1]。第二，超限超载信息档案管理具备实时监控的特点，在道路或桥梁上安全称重设备和超限检测系统，可以实时获取货运车辆的超限超载信息，监控车辆的重量和尺寸是否超出法定标准，确保道路和桥梁的安全运行。第三，超限超载信息档案管理已逐渐向信息化方向发展，交通管理部门已经建立了超限超载信息管理系统，通过信息采集、存储和分析，实现对超限超载行为的监管和处罚，而随着技术的进步，使用大数据、云计算和人工智能等技术手段，未来还将实现更加高效地管理和利用超限超载信息，提高超限超载行为的检测和处理能力，提升公路运输安全水平。

（二）货运车辆超限超载信息档案管理内容较多、交互性强

货运车辆超限超载信息档案管理包含了大量的信息，如车辆的基本信息（车牌号、所有人等）、超限超载的具体情况（重量、尺寸等）、违法行为的时间和地点等，从而提供较为全面和详细的了解车辆的超限超载状况，为后续的监管和处罚提供依据。并且，货运车辆超限超载信息档案管理需要多个相关部门之间进行紧密的信息交互和协作，如交通管理部门、公安部门、重点道路管理部门等，各方需要共享和传递有关超限超载的数据和信息，进行联合执法和处罚，而通过信息系统和技术手段，便可有效实现多部门间的数据共享和交互，提高信息的及时性和准确性。此外，货运车辆超限超载信息档案管理还可通过对数据的收集、存储和分析，提供各方面的信息用于决策和管理，便于上述部门通过信息分析，发现车辆超限超载的趋势和规律，制定相应的管理措施和政策，加强对超限超载行为的监管和处罚，提高公路运输的安全性和效率。目前，我国在货运车辆超限超载信息档案管理方面已经建立了相关的信息系统和管理流程，且正在不断完善档案内容和交互性，从而实现对超限超载信息的高效管理和利用，提升管理水平和公路运输的质量和安全性。

（三）缺乏高素质的档案管理人员

尽管货运车辆超限超载信息档案管理已然趋于数字化、信息化发展，但在实践中仍然存在缺乏高素质信息档案管理人员的问题。其一，货运车辆超限超载信息档案管理涉及到信息系统的建设、数据分析和利用等技术方面的工作，但在部分地区的信息档案管理人员的技术能力可能相对较差，无法充分发挥信息系统的作用，也不能进行有效的数据分析和利用，影响到管理效率和准确性。其二，货运车辆超限超载信息档案管理人员需要熟悉相关法律法规、政策规定和管理流程，并具备一定的专业知识和背景，但在实际中有许多管理人员缺乏相关的专业知识，难以准确理解和应用相关政策和规定，影响到管理的精确性和有效性。其三，在货运车辆超限超载信息档案管理方面，由于行业发展较为快速，涉及到的技术和政策不断更新和变化，因此还需不断进行培训和学习更新知识，但仍有部分地区对信息档案管理人员的培训和人才储备不够重视，导致管理人员的素质相对较低，无法适应管理工作的需求。

二、加强货运车辆超限超载信息档案管理实现治超办公自动化的策略

（一）加强信息档案实时管理

在货运车辆超限超载信息档案管理中，首先应建立一个统一且标准化的信息录入系统，详细车辆基本信息、超限超载情况、处罚情况等内容，以便于后续的管理和查询，并利用现代化技术手段，如卫星定位、智能监测设备等，对货运车辆的超限超载情况进行实时监测，便于及时发现异常情况，并及时采取相应措施^[2]。第二，建立一套数据清洗与处理机制，对采集到的数据进行去重、校验和规范化处理，确保数据的准确性和一致性，并建立异常检测算法，对异常数据进行及时识别和处理。第三，根据超限超载数据的实时监测结果，建立相应的告警系统，当车辆发生超限超载行为时，警示系统能够立即发出警示信号，并通知相关管理部门，以便及时采取措施进行处罚或纠正。第四，与相关部门、执法机构以及货运车辆运营企业建立良好的信息共享与协同机制，确保超限超载信息可以实时传递和共享，便于各方及时了解超限超载情况，并进行相应的联动打击。最后，建立一个统一的实时数据分析平台，对采集到的超限超载数据进行分析，生成统计报表或图表，并及时向管理人员提供分析结果，帮助管理部门及时了解超限超载情况的变化趋势，为决策提供科学依据，从而保障交通运输的安全和顺畅。

（二）加强信息档案规范化管理

要加强货运车辆超限超载信息档案的规范化管理，一是要制定一套统一的档案管理规范，明确文件命名、分类、存储和归档等标准。规范中应包括文件命名规则、文件夹结构、档案编号、保管期限等内容，确保信息档案的一致性和易于管理。二是要建立健全的档案管理制度，明确档案管理的职责、权限和流程，且制度中应包括文件的审核、备案、归档等环节的规定，以确保档案管理的规范性和可操作性。三是要对所有超限超载的相关文档，实施严格的登记流程，确保每个文件都有对应的登记表，并在文件登记表中记录文件的名称、编号、日期、来源、归档位置等信息，以便于追溯和查找。四是要对超限超载相关档案的保管要求进行明确，包括档案的存储环境、档案柜的使用、档案的安全防护等，确保档案的安全性和防火防水防盗等方面的保护。五是要定期对超限超载相关档案进行整理、归类和清理，移除不再有效的档案，数字化存储符合规定的电子档案，减少物理档案的存储量，提高档案管理的效率和空间利用率，从而提高信息档案的整理和查阅效率，减少信息丢失和误用的风险，确保档案管理的规范性和可控性。

（三）重视且加大对档案管理人员综合素质的培养和提升

为了加强货运车辆超限超载信息档案的管理，需要重视并加大对档案管理人员综合素质的培养和提升，首先应为管理人员提供相关的培训课程，如加强档案管理知识、法律法规、信息技术等方面的培训，以提升档案管理人员的专业素养。同时，要求并引导档案管理人员与相关部门和企业进行有效的沟通和协作，通过培训和实践活动，提高自身沟通、协商、解决问题和团队合作的能力，以便更好地与其他部门合作推进档案管理工作。并且，现代档案管理已经与信息技术紧密结合，在人员选拔和培训中要注重培养档案管理人员的信息技术能力，包括电子档案管理系统的操作和维护、数据分析与报告生成等技能。此外，档案管理人员还需具备一定的管理能力，例如计划和组织能力、问题解决和决策能力、领导和协调能力等，因此应加强此类培训和实践，提高档案管理人员的管理能力，提升整个档案管理工作的效率和品质。最后，还应建立档案管理人员绩效评估机制，定期对档案管理人员的绩效进行评估，以激励提高工作质量和效率，并为其提供职业发展机会和晋升通道，通过资格认定、晋升和进修等方式，提升档案管理人员的专业水平和职业发展空间^[3]。

（四）丰富且健全档案管理体系,实施信息化管理

为了进一步提高货运车辆超限超载信息档案管理水平，一般还需丰富且健全档案管理体系,实施信息化管理。其一，引入信息技术，建立一套信息化档案管理系统，用于存储、索引、查询、检索和管理超限超载信息档案，并确保系统具备安全性、可靠性和易操作性等特点，能够方便地进行档案数据的录入、修改和查阅。其二，将纸质档案进行数字化处理，建立电子档案库，便于存储、传输和查阅，且对于新产生的档案，直接以电子形式进行保存，减少纸质档案的产生。其三，建立健全的数据安全和隐私保护机制，确保档案数据的安全性和可控性，并建立权限管理系统，对不同角色的用户进行不同层次的权限控制，保护档案信息不被非法访问和篡改。其四，利用信息化档案管理系统，加强对超限超载信息的数据挖掘和分析，发现相关的模式和规律，为决策者提供科学依据和决策支持，推广并应用信息化档案管理系统，推动相关部门和企业广泛采用，实现货运车辆超限超载信息档案管理的规范化和智能化转型发展，从而实现治超办公自动化。

（五）加强跨部门协作与信息共享

在建立健全信息档案管理体系后，一般还需建立货运车辆超限超载管理的跨部门协作机制，加强执法部门、运输管理部门、交通运输企业等相关部门的联合行动机制，并建立工作联络机制等方式，促进各方单位的协同合作，共同推动超限超载信息档案管理工作。同时，建立跨部门的信息共享平台，实现信息的互通互联，便于各相关部门实时获取超限超载信息档案数据，共享证据、案件追踪信息等，提高信息的准确性和时效性。此外，还应建立各部门之间的信息交流渠道，便于快速传递超限超载信息档案相关的通知、文件、事件处理及数据共享等。例如，建立跨部门的信息交流平台、联络小组等，通过电话、互联网、电子邮件等方式，实现信息的即时传递与交流^[4]。最后，还应定期组织监督与评估活动，对跨部门协作与信息共享情况进行检查和评估，发现并及时解决问题，推动协作机制更加健全和高效运转，确保信息共享的顺利进行，尤其促进交通管理部门实现治超办公自动化。

三、货运车辆超限超载信息档案规范化智能管理应用的意义及前景

第一，货运车辆超限超载是道路交通安全的重要隐患，通过建立规范化的信息档案管理系统，能够及时记录和监控超限超载车辆的信息，加强对违法行为的监管和执法力度，降低交通事故的发生概率，提高道路交通的安全性^[5]。

第二，合理管理货运车辆超限超载信息档案，可以更好地掌握车辆运输能力和运输情况，提高道路网络的运输效率和运输能力，减少拥堵和资源浪费，优化物流供应链的运作效率，并对违法超限超载行为进行有效管理和监控，减少不合规运输的存在，建立公平竞争的市场环境，促进运输行业的健康发展。

第三，规范化管理货运车辆超限超载信息档案，可以提供有效的数据支持和证据，增强执法部门对超限超载行为的监管能力，更加精确地开展执法工作，提高违法行为的查处率。

第四，信息化档案管理系统的建立和应用，可实现数据的集中管理、共享和协同，提高档案管理的效率和准确性，而通过数据挖掘和分析，还可洞察超限超载行为的规律和趋势，为决策者提供科学决策的支持。

第五，货运车辆超限超载信息档案管理的应用，推动了档案管理的数字化、智能化和创新化发展，不仅提高了档案管理的效能，也促进了档案管理方法的革新和档案管理行业的发展。

第六，建立货运车辆超限超载信息档案，还可实现数据的集中管理和自动化处理，大大提高治超办公的效率，实现自动采集和更新相关数据，包括车辆信息、车辆载重、超限超载情况等，从而减少人工操作和纸质记录的工作量，提高数据处理的速度和准确性。

结语

综上所述，随着信息时代的来临，货运车辆超限超载信息档案管理应积极采用现代化信息技术手段，建立并丰富货运车辆超限超载信息档案管理体系,利用信息化系统实现档案管理的数字化与智能化。在此基础上，重视且加大对档案管理人员综合素质的培养和提升，并结合数据分析和挖掘技术，促进相关部门的信息共享和协同合作，为货运车辆监督管理提供数字化决策支持，从而实现治超办公的自动化、智能化发展，进一步优化道路运输能力，提高道路交通安全性。

参考文献

[1]郭伟剑.大数据背景下车辆档案管理的新思考[J].办公室业务,2020,(22):127-128.

[2]靳霞.加强货运车辆超限超载信息档案管理的措施分析[J].办公室业务,2020,(22):129-130.

[3]蔡安娜.包头市道路运政货运管理子系统的设计与实现[D].内蒙古科技大学,2019.

[4]姚琨.对公交车辆技术档案数据统计分析的思考[J].兰台内外,2018,(04):59.

[5]车辆图文管理信息系统.黑龙江省,绥化电业局,2002-01-01.