引言

传统事业单位档案管理工作主要是对单位各类纸质档案进行处理，存在档案管理效率低下、档案保管完整度不高、档案易丢失损坏等不足之处。信息技术的高速发展能够将纸质档案转变为数字化档案，通过信息设备与软件系统，事业单位档案管理能够摆脱传统管理模式限制，利用信息技术提升档案管理质量，加强管理效率。信息技术在事业单位档案管理中的应用，对于促进事业单位信息化建设、促进档案信息的利用价值有着一定的现实意义。

1事业单位档案信息化建设的必要性及意义

1.1提高工作效率

在传统的工作模式下，档案以纸质形态归入库房保管，日常查询利用则由工作人员手动翻阅，常态化的档案整理、分类、著录等工作都需人工操作。在这种形态下，不仅费时费力，还容易出现错误，甚至会导致文件损毁、资料丢失等不可逆的伤害。档案信息化管理的实现，使得事业单位能够进行在线化电子档案收集、自动化分类著录与安全化保管利用，工作人员通过外包服务公司将档案纸质文件进行数字化加工并上传至系统平台，可自动对档案内容进行全面梳理，及时剔除重复文件，大大减轻了人工负担。

1.2提高安全水平

过去存放在库房多年的纸质档案，极易因风化、虫蛀、潮湿、腐化等因素造成纸张受损破裂，同时在过去的利用过程中容易因人工失误造成档案数据资料的丢失、滥用和被泄露，大大提升了档案信息非法获取的风险。档案管理的信息化与电子化，加之强大的数据安全技术，可使档案数据在存储与利用过程中得到充分保护，减少了因外部风险造成的损失。

2事业单位档案管理信息化建设存在的问题

2.1档案管理信息化建设工作制度不够全面

开展档案管理的信息化建设，需要建立健全的工作机制作为管理工作的重要保障。目前，我国很多事业单位在档案管理信息化中的工作制度不够全面，具体表现在制度内容的单一性。例如，有的事业单位仍然沿用传统纸质的档案管理工作，在信息化建设上的强化程度匮乏，也有的事业单位虽然建立了工作机制，但是却没有真正落实到实际工作中；另外，有的事业单位在档案管理上与信息化建设缺乏紧密结合性，档案管理工作的执行与信息化技术的更新存在一定的滞后性。

2.2管理要素缺失，创新发展力度不够

一是制度体系方面。部分事业单位的档案工作职能不够，没有设置专门的管理机构或者领导小组，大多由办公室管理人员负责代管，职能分工不清晰、任务条目不细化、业务流程不规范。使得在档案管理及服务过程中难以找准重点，容易出现敷衍塞责、得过且过的现象，管理效率大打折扣。二是在人员架构方面。目前，档案岗位管理人员大多年龄较大，信息化水平较低，且受传统档案管理模式的影响，难以在短时间内适应并融入现代科学技术工作环境中。

2.3系统功能不足，共享平台有待完善

一是在自建系统方面。目前拥有功能较为完善、设备较为齐全的档案管理利用平台的事业单位较少，大多没有设置档案信息化专项资金，对于系统建设过程中的硬件采购、软件开发、安全防护等工作没有提供资金支持，使得各项工作难以顺利开展。同时，部分事业单位在系统建设初期没有进行充分的市场调研，没有结合实际需要开发相应功能，系统更新与技术升级较少，没有充分发挥新时代科学技术优势。二是共建共享方面。大多地域的档案主管部门与信息化部门对当地事业单位的系统建设统筹力度不够，使得档案业务系统千奇百怪、复杂多样，在开发语言、系统构架等方面共性较少。建设标准不统一，在技术上无法通过系统接口将各单位档案资源管理平台链接。“各自为政”“信息孤岛”问题严重，档案数据管理的深入度、广泛度无法提升，严重缩小了档案事业发展的上升空间。

3事业单位档案管理信息化建设解决措施

3.1建立健全完善的管理工作机制

基于信息化建设下的档案管理工作，要不断完善并建立健全的工作机制，约束档案管理工作中可能出现的失误。第一，事业单位要明确对档案管理工作机制内容的制定，设立具体的制度条款，征求相关部门对制度内容的意见，可通过匿名留言的方式收集各部门对工作条款的建议，进一步完善档案管理制度；第二，事业单位要认真贯彻落实工作制度，针对档案管理部门的工作内容，进行具体的分工细化，对档案的录入、归纳与保密工作人员实行严格的整合，共同推进信息化建设的科学开展；第三，事业单位要及时跟踪档案信息化建设的相关制度落实工作，进行监督检查，如存在落实不到位的地方要及时整改处理，确保各项制度执行工作的到位与完善。

3.2创新信息化作业模式

以高效率、高质量、高适用性为目标，可以从技术角度出发，对事业单位档案管理工作进行创新，通过物联网系统实现管理技术和工作模式的优化，重点关注物联网的覆盖效应及作业的实时性。以枣庄市市中区综合行政执法大队为例，该单位的档案管理物联网建设需要采用两种通信方法，即有线通信和无线通信，由于该单位并不以通信管理为中心工作，且出于经费节约方面的考虑，通信系统无须建立专网，常规购买服务商提供的网络服务即可。覆盖效应方面，要求以执法大队档案管理部门为中心，建立物联网管理处，对本单位的其他部门，凡产生档案或需要使用档案的，均与管理处保持实时有线连接，以随时向管理处提供档案信息，或向管理处提出档案使用请求，获取已有档案。在实际工作中，如果档案使用需求自办公室发出，可以通过有线通信的方式进行交互，保证通信效率和质量；如果档案使用需求自户外发出，则以无线通信的方式组织交互；来自档案管理处的档案管理有关请求也以相同方法处置。利用物联网连接范围大、交互性强的特点，建设信息化作业模式，实现档案管理工作的创新。

3.3使用云存储与备份

云存储与备份是信息技术应用在事业单位档案管理中的重要组成，其价值主要体现在保障档案资料安全性方面，利用云存储与备份的方式，档案信息的使用、保存将更加可靠。事业单位可以搭建档案信息云平台，将相关数据储存在平台中，实现对信息的集中管理，有效规避了本地管理容易产生信息遗失的问题。此外，档案信息云存储可以使用高级数据加密，提高信息存储的安全性，未经授权的用户无法访问云平台，档案信息保密程度大幅提升。云存储还具备自动备份功能，存储在平台中的档案信息都会自动备份，显著降低了人为失误导致的数据丢失问题。即便遇到硬件损坏或自然灾害等问题，云存储的备份系统也能在第一时间还原数据，进一步加强了档案信息的保密性，为维护事业单位信息资产提供了技术支持。

结束语

事业单位档案管理信息化是必然趋势，通过采取一系列的应对措施，能够更有力地推动档案管理的信息化进程。但要注意的是，在推动信息化进程中一定要避免对技术的依赖，要注重融入人文元素，使信息化管理具有人文温度。

参考文献

［1］郭秀卒.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施［J］.环渤海经济瞭望.2020.

［2］葛小娥.事业单位档案管理信息化建设［J］.吕梁教育学院学报.2018（8）：224-225.

［3］聂卫国.事业单位档案管理信息化建设研究［J］.办公室业务.2020（6）：133-134.