引言

国企在国家经济体系中占据着重要地位，其运营过程中产生了大量的档案资源，这些档案涵盖了企业的历史沿革、生产经营、技术研发、人事管理等各个方面，是企业宝贵的信息资产。传统的档案管理模式在存储、检索、利用等方面存在诸多局限性，难以满足现代企业快速发展和信息高效流通的需求。而数字化管理与共享利用模式的引入，能够有效提升国企档案资源的管理效能，挖掘档案的潜在价值，促进企业内部知识共享与协同创新，增强企业的核心竞争力。

一、国企档案资源数字化管理的重要意义

（一）提高档案管理效率

数字化管理借助计算机技术和信息系统，实现了档案的快速录入、分类、存储和检索。相比于传统的手工操作，大大缩短了档案处理时间，减少了人力成本，提高了档案管理工作的整体效率。例如，通过扫描技术将纸质档案转化为电子文件，可在瞬间完成大量档案的数字化存储，并且可以利用关键词检索等功能快速定位所需档案信息^[1]。

（二）提升档案利用价值

数字化的档案资源便于共享与传播，企业内部员工可以随时随地通过网络访问和利用档案信息，打破了时间和空间的限制。这有助于员工在项目研发、决策制定、业务拓展等工作中及时获取准确的档案资料，为企业的生产经营活动提供有力支持，充分发挥档案资源的潜在价值。同时，数字化档案也有利于企业与外部合作伙伴、政府部门等进行信息交流与协作，拓展企业的发展空间。

（三）利于档案长期保存

纸质档案容易受到自然环境因素（如潮湿、火灾、虫害等）的破坏，而数字化档案以电子数据形式存储，可以通过多种存储介质（如硬盘、光盘、云存储等）进行备份，并采取数据加密、校验等技术手段确保数据的完整性和安全性，从而更有利于档案资源的长期、稳定保存，为企业留存珍贵的历史记忆和文化遗产。

二、国企档案资源数字化管理的实施策略

（一）加强数字化意识培养

国企管理层应充分认识到档案资源数字化管理的战略意义，将其纳入企业信息化建设的整体规划中，加大资金投入和政策支持力度。通过组织培训、宣传推广等方式，提高全体员工对档案数字化的认识和重视程度，特别是要提升档案管理人员的数字化素养和业务能力，鼓励他们积极参与档案数字化管理工作，为数字化建设营造良好的内部环境。

（二）建立统一的标准规范

国企应制定一套完善的档案资源数字化标准规范体系，涵盖档案数字化流程、数据格式、元数据标准、编码规则、安全标准等各个方面。在档案数字化工作中，严格按照标准规范进行操作，确保不同来源、不同类型的档案数字化成果具有一致性和兼容性，便于后续的整合、共享与利用。同时，要加强对标准规范的执行监督，定期对档案数字化工作进行检查和评估，及时发现和纠正不符合标准规范的问题。

（三）强化安全保障措施

1.技术防护：采用先进的网络安全技术，如防火墙、入侵检测系统、数据加密技术、访问控制技术等，构建多层次的安全防护体系，防止外部非法入侵和内部数据泄露。对数字化档案存储介质进行严格管理，定期进行数据备份和恢复测试，确保数据的安全性和完整性。

2.制度建设：建立健全档案信息安全管理制度，明确档案数字化过程中的安全责任和操作规范，加强对员工的安全培训和教育，提高员工的安全意识和防范能力。制定信息安全应急预案，针对可能发生的安全事件，明确应急处置流程和措施，确保在安全事件发生时能够迅速响应，降低损失。

（四）加大资金与人才支持

1.资金投入：合理安排企业资金预算，确保有足够的资金用于档案资源数字化管理。积极争取政府相关部门的政策支持和资金补贴，拓宽资金来源渠道。同时，要注重资金的使用效益，对档案数字化项目进行成本效益分析，优化资金配置，提高资金使用效率。

2.人才培养与引进：加强内部人才培养，通过开展培训课程、学术交流、实践锻炼等方式，提高档案管理人员的信息技术水平和数字化管理能力，培养一批既懂档案业务又懂信息技术的复合型人才。此外，积极引进外部优秀的信息技术人才和档案管理专家，充实企业档案数字化管理团队，为企业档案资源数字化管理提供人才保障[2]。

三、国企档案资源数字化共享利用模式构建

（一）建立企业内部档案共享平台

依托企业内部网络，构建统一的档案共享平台，将数字化后的档案资源集中存储在平台数据库中。通过设置不同的用户权限，实现对档案资源的分类管理和分级共享，确保员工能够根据自身工作需要在授权范围内访问和利用档案信息。平台应具备强大的检索功能，支持多种检索方式（如关键词检索、全文检索、分类检索等），方便员工快速定位所需档案。同时，要建立档案利用反馈机制，鼓励员工对档案共享平台的功能和服务提出意见和建议，以便不断优化平台建设。

（二）加强与外部机构的合作共享

国企应积极与政府部门、行业协会、上下游企业等外部机构开展档案资源合作共享。例如，与政府部门共享企业在项目审批、政策执行等方面的档案信息，为政府监管和决策提供参考；与行业协会共享企业的技术研发、行业标准制定等档案资料，促进同行业企业之间的交流与合作；与上下游企业共享供应链相关档案信息，提高供应链协同效率。在合作共享过程中，要遵循相关法律法规和保密协议，确保档案信息的安全与合法使用^[3]。

（三）开展档案资源开发利用服务

除了提供基本的档案查询和利用服务外，国企还应深入挖掘档案资源的潜在价值，开展多样化的档案资源开发利用服务。例如，对企业历史档案进行整理和研究，编写企业发展史、文化宣传资料等，传承和弘扬企业优秀文化；对生产经营档案进行数据分析和挖掘，为企业的市场预测、产品研发、战略决策等提供数据支持和决策依据；开展档案展览、专题讲座等活动，提高员工对企业档案资源的认知度和利用积极性。

四、结论

国企档案资源数字化管理与共享利用模式是适应时代发展要求的必然选择。通过加强数字化意识培养、建立统一标准规范、强化安全保障措施、加大资金与人才支持等策略实施数字化管理，并构建有效的共享利用模式，能够极大地提高国企档案资源的管理效率和利用价值，促进企业内部知识共享与协同创新，提升企业的核心竞争力。在未来的发展中，国企应不断探索和完善档案资源数字化管理与共享利用模式，充分发挥档案资源在企业发展中的重要作用，为国企的可持续发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1]杨畦. 党政机关档案信息资源管理与共享利用研究 [J]. 兰台内外, 2024, (35): 25-27.

[2]易经,唐洁. 国企档案资源数字化管理与共享利用模式 [J]. 兰台世界, 2024, (05): 122-125.

[3]张弘琴. 面向共享利用的非遗档案资源整合研究[D]. 四川大学, 2023.

作者简介

姓名：刘奇

性别：男

出生日期：1988年5月2日

民族：汉

籍贯：河南永城

职务/职称：馆员

学历：本科

研究方向：档案