档案管理是机关内部信息储存、检索和利用的重要组成部分，对维护组织记忆、促进知识共享和决策知识具有非常重要的地位和作用。伴随着信息技术的快速发展，数字化建设已经成为档案管理创新的必然选择，在数字化转型之下，档案管理也应该进行积极的探索和创新，在提高档案信息利用效率和服务水平的基础上，更好的发挥档案管理在机关的建设和发展中的作用。

一、数字化转型下单位档案管理面临的挑战

数字化时代来临以后，各个机关在档案管理当中，也在积极探索数字化转型之路，在数字化转型的过程中也面临着很多挑战。第一，技术水平局限与数据质量挑战，在数字化转型的过程中，各个机关的档案管理部门面临的技术水平有限和数据质量不高的挑战，很多机关的档案管理设施和软件系统相对比较陈旧，无法满足档案数字化转型的需要，一些档案信息在保存的过程中，存在着字迹模糊和图像不清晰的问题，影响了档案数字化建设的质量。第二，档案信息安全问题日益凸显，伴随着各个机关单位档案数字化建设的，不断深入档案，数字化水平的不断提升与之对应的信息安全问题也日益凸显，在物理安全方面存储介质，容易受环境因素的影响，如温度、湿度和磁场等，加上存储介质本身的制约，可能会出现数据丢失和损坏的问题；黑客攻击和病毒感染等危险也在不断的增加，如何在做好档案数字化转型的基础上，强化档案信息安全，这是各个机关单位在建设中需要解决的重要问题。第三，档案资源共享程度低，从目前来看，多数机关单位的档案管理机构，在档案资源管理当中，存在着分散共享程度低的问题，这些档案资料一般用于单位内部的各项事务，很少进行互联互通和共享利用，严重影响了这些档案价值的开发。

三、数字化转型下机关档案管理的策略

（一）构建数字化平台和优化管理流程

1.数字化档案管理系统建设

新时期机关单位档案管理工作中，构建高效稳定的数字化档案管理系统是档案数字化转型的必然选择，该系统必须具备档案数字化处理的功能，通过扫描、拍照等多种方式可以将纸质档案转化为数字档案，并进行图上处理和文字识别，保证数字化档案的质量。同时，系统应该采用分布式存储或云存储等多样化存储方式，保证数字化档案的安全。依托原数据管理和版本控制等功能，实现档案的有效管理。还要具备全文检索和模糊检索以及组合检索等多种检索方式，方便用户快速查找所需档案，提高档案检索利用的效率。

2.优化机关档案管理流程

在积极推动数字化档案转化的过程中，还需要对现有的机关档案管理流程进行进一步的调整和优化。要依托数字化管理技术和手段实现档案从收集整理存储到利用的全程数字化。同时，对工作环节进行进一步的简化，进一步提高档案管理的效率，保证档案管理流程的顺畅与高效。例如，将机关档案管理系统与日常业务系统等联系起来，实现档案资料的自动化归档，减少人工干预对档案归档效率和质量的负面影响。

（二）加强档案信息安全防护

1.构建科学完善的安全防护体系

机关单位在档案信息安全管理工作中，必须建立一个全面、科学的安全防护体系。在物理安全防护方面，要重点针对数据中心、档案、库房等物理设施加强防护。在确保环境安全与稳定的基础上，有效的限制和控制人员进出。此外，网络安全防护工作非常重要，在此项工作中可以采用防火墙、入侵检测和数据加密等技术手段，在确保数字化档案传输过程中的安全性的基础上，通过主动预防识别潜在危险，并加以防控和应对。

2、提高机关档案安全意识

档案安全意识的高低，直接影响机关档案安全管理工作的效果，为了进一步提高机关单位的档案安全管理能力，单位必须强化档案管理人员的安全意识，加强档案管理人员的安全教育。要开展针对档案安全管理设计系统性的培训活动，明确档案安全教育的基本内容和方法，针对一些典型的档案安全案例进行讲解和说明，系统性地提升档案管理人员的安全意识，从思想上认识到机关档案安全管理工作的重要性。同时，进一步健全档案安全管理责任制明确与档案安全管理相关的各类岗位工作人员的具体安全职责及其所承担的责任。

（三）积极推动机关档案资源共享

1.积极推动档案资源共享平台建设

地方政府在档案管理工作中应该积极推动档案资源共享平台建设，建立跨组织、跨地域的档案资源共享平台，对档案资源的高效开发利用创造良好的条件。该平台必须具备统一的数据标准和接口，能够实现不同组织间数字化档案的共享与互操作。在整合各个单位档案资源的基础，打破地方政府各单位档案资源管理工作的信息孤岛问题，利用该平台促进档案信息的流通与利用。另外，在数字化档案的开发利用的过程中，将其与社交媒体和移动应用有效的结合起来，进一步拓展档案资源的应用、场景和适用范围，积极推动档案文化的传承与创新发展。同时，要建立社会化档案利用的具体途径和方法，方便企事业单位或个人通过政府提供的档案资源共享平台的端口获取自己所需的各类档案信息。

2.加强资源整合与优化

地方政府在积极推动档案资源共享的过程中，应该重视和加强档案资源整合与优化。一方面，地方政府应该对本级政府所拥有的各类档案资源进行全面的普查，了解国家档案资源的存储、保管和开发利用情况，在此基础上，结合档案共享平台的建设，对各个档案的档案资源进行全面的整合，建立覆盖所有区域档案资源的目录和索引体系，方便各类用户快速定位和获取所需的档案信息。另一方面，要根据用户需求对档案资源进行深度挖掘和分析，积极推动档案信息服务的市场化建设，为各类使用者提供个性化的信息服务，除满足一般性的公共档案需求之外，要通过档案的价值满足用户的多样化需求，探索档案管理和开发利用的市场化之路。

三、数字化转型之下机关单位档案管理的未来展望

（一）技术发展推动机关档案管理不断创新

伴随着信息技术的快速发展和不断进步，数字化档案管理技术也处在不断的迭代升级过程中。区块链技术可以确保档案数据在传输和使用过程中具备不可篡改性和透明性，科学技术的发展和应用，可以进一步推动档案管理好智能化和自动化的方向发展。尤其是AI技术的发展和技术，将会成为推动档案管理创新的关键技术之一。

（二）服务创新成为档案管理的重要发展方向

在数字化转型的背景之下，档案管理的职能也在悄然发生变化，将会从传统的保管型向服务型转变。未来的档案管理部门必须重视服务创新，尤其是服务能力的提升。要通过各种先进的技术和手段，根据用户的需求为其提供个性化的信息服务。例如，可以通过建立用户画像，分析用户行为等方式，更加全面地了解用户需求，在此基础上为其提供定制化的答案检索和利用服务。

参考文献：

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